Kommen wird auf die Viertelstunde gerundet, Gehen immer aufgerundet. Die Pause wird automatisch gebucht.
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Meine Gehaltsabrechnungen
Nur du siehst deine Abrechnungen. Sie liegen zusätzlich in deinem Ordner auf der NAS (02 Mitarbeiter › 90 Gehaltsabrechnungen).
Gehälter
nur Admin + LohnverwaltungZum Prüfen
Abgelegt
Anschreiben
Bezugszeichen, Kunden-/Vertrags-Nr.
Meine Briefe
💻 App-Verwaltung
Freigabe für RR-Edit++, RR-SetIP und RR-Snap
Die Programme melden sich einmal mit Cockpit-Benutzername und Passwort an und bekommen eine signierte Freigabe für 7 Tage. Wer sie benutzen darf, regelst du unter Mitarbeiter & Rechte („RR-Edit++ erlaubt“, „RR-SetIP erlaubt“, „RR-Snap erlaubt“; Admins dürfen immer).
Die Programme fragen alle 6 Stunden nach. Gesperrte oder deaktivierte Konten verlieren die Freigabe spätestens nach 7 Tagen, bei Kontakt sofort.
Geräte
Angebote
Artikel
VK = EK × (1 + Aufschlag). Lohn = Std. × Stundensatz (Meister-Positionen mit Meister-Satz). ● Preis älter als 6 Monate. Baugruppen (Akku) rechnen den EK aus ihren Teilen.
Pakete
Ein Paket ist eine Stückliste als Startpunkt für ein Angebot. Danach kann im Angebot alles angepasst werden.
Einstellungen Angebote
Module
Funktionen je Firma einschalten. Wer sie sieht, regelst du zusätzlich unter Mitarbeiter & Rechte.
Fernwartung (RustDesk)
Einstellungs-Text aus RustDesk (⋮ › Einstellungen › Netzwerk › ID/Relay-Server › ⧉ Kopieren). Er steht für alle MA unter „Konto“ zum Kopieren bereit. Server: rur-solutions.serveftp.com (Docker „rustdesk“ auf der Synology).
Anrufe & Bildschirm teilen (TURN-Server)
Vermittelt Anrufe, wenn einer außerhalb des Büros ist. Läuft als Docker-Projekt „turn“ auf der Synology. Router (Omada): Port 3478 TCP+UDP und 49160–49200 UDP auf 192.168.20.5 freigeben.
docker-compose.yml für das Projekt „turn“ (enthält das Geheimnis – nicht weitergeben):
✨ KI-Verbindungen
Mehrere KI-Anbieter anlegen und unten festlegen, wofür welche KI arbeitet – mit Ersatz-KI, falls die erste nicht antwortet (überlastet, Guthaben leer …). Claudia sieht nie Gehälter/Lohn, Passwort-Tresor, Firmenakte oder private MA-Daten. Wer KI nutzen darf: Mitarbeiter & Rechte › „KI“.
Wo bekomme ich API-Schlüssel?
- Anthropic (Claude): claude.ai › Organisationseinstellungen › Abrechnung › API-Guthaben › „Organisation verknüpfen“, dann in der Console (gleiche E-Mail) › API Keys › Create Key.
- OpenAI: platform.openai.com › API keys (Guthaben unter Billing).
- Google Gemini: aistudio.google.com › Get API key.
- Mistral: console.mistral.ai › API Keys.
- DeepSeek: platform.deepseek.com › API Keys (Guthaben unter Top up). Nur Text – kein PDF-/Bild-Lesen, Server in China: nicht für Claudia/Firmendaten.
- xAI (Grok): console.x.ai › API Keys.
- Groq: console.groq.com › API Keys – offene Modelle (Llama u. a.), extrem schnell, gut fürs Diktat.
- OpenRouter: openrouter.ai › Keys – ein Schlüssel für fast alle Modelle (Claude, GPT, Gemini, DeepSeek …), gut als Ersatz-KI.
- Moonshot (Kimi): platform.moonshot.ai › API Keys.
- Alibaba (Qwen): Alibaba Cloud Model Studio › API Key.
- IONOS AI: IONOS Cloud › AI Model Hub › Token – Server in Deutschland, gut für Datenschutz.
- Lokal (Ollama): ollama.com auf einem PC/Mac im Netz installieren, Modell laden (z. B.
ollama pull llama3.1), Adressehttp://IP:11434/v1eintragen – kein Schlüssel nötig. - Lokal (LM Studio): LM Studio installieren, Modell laden, „Developer › Start Server“ (Serve on Local Network), Adresse
http://IP:1234/v1. - Eigener Server: alles, was die OpenAI-Schnittstelle spricht (vLLM, LocalAI, Firmen-Proxy …) – Adresse bis
/v1eintragen, Schlüssel nur falls nötig.
Wofür welche KI?
💶 Verbrauch & Kosten
🤖 KI-Experten
Fachexperten mit eigenem Wissen, z. B. Kuki für KUKA, je einer für ABB, Fanuc, Yaskawa – so wird nichts vermischt. Jeder bekommt eigene Anweisungen und Dateien (Programme .src/.dat/.sub/.mod/.ls/.jbi, Handbücher als PDF, Text). Die MA sehen ihn als eigenen Chat und erreichen ihn in Gruppen mit @Name. Experten sehen keine Firmendaten. Nutzt denselben API-Schlüssel wie Claudia.
Projekt
Teilaufträge
Gestempelt und berichtet wird auf den offenen Teilauftrag. Nach der Rechnung „Schließen…“ – mit „Arbeit geht weiter“ entsteht der nächste.
Projekte & Aufträge
Gerade eingestempelt
Journal – Monatsübersicht
Auswertung – Stunden je Auftrag
Update
Erinnerungen
Montageberichte, Spesen- und Stromabrechnungen davor werden nicht angemahnt (z. B. noch per Excel abgerechnet).
NAS-Verbindung (Synology)
Synology Drive bemerkt nicht, was das Cockpit direkt auf der NAS löscht oder umbenennt – die PCs behalten dann alte PDFs. Mit dieser Verbindung löscht und benennt das Cockpit über die File-Station-Schnittstelle um, und Drive verteilt es sofort. Dafür ein eigener DSM-Benutzer (z. B. „rrc“) mit Lesen/Schreiben auf RuR-Holding und der Anwendung „File Station“, ohne 2-Faktor.
Pfad-Zuordnung (nur bei Bedarf)
Erkannt aus dem Container:
Datensicherung
Sicherungen anzeigen
Update läuft …
Daten werden gesichert, die neue Version wird installiert. Bitte warten – die Seite lädt danach von selbst neu.
Preise & Konditionen
Verrechnungssätze je Kunde (R&R Solutions und R&R Robotics). Entfernung und Reisezeit werden beim Anlegen eines Auftrags übernommen. Das Stundensatz-Schreiben wird in den Angebots-Ordner der Firma gelegt.
Spesensätze
Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen je Land (Ausland: jährlich laut BMF prüfen). „Kundensatz“ (z. B. Deutschland - Spezial) gilt nur für Kunden, bei denen er in den Konditionen gewählt ist – Mitarbeiter bekommen immer den gesetzlichen Satz des Einsatzlands.
Kunden
Kunden sind je Firma getrennt (eigenes Lexoffice-Konto). Erst oben die Firma wählen, dann importieren. Spalten: Kd-Nr. · Kunde · Straße · PLZ · Ort · Projektleitung · E-Mail · Telefon. Vorhandene Kd-Nr. derselben Firma werden aktualisiert.
Mitarbeiter & Rechte
Rechte: Aufträge = Aufträge anlegen, Mitarbeitern zuweisen, Kunden importieren, alle Zeiten sehen · Zeiten ändern = gespeicherte Zeiten bearbeiten/löschen (ohne dieses Recht nur neue Zeiten erfassen) · Admin = alles inkl. Mitarbeiter & Firmen.
🤝 Partner gewinnen
Für interessierte Partner (z. B. SPS- oder Vision-Firmen mit 1–4 Mitarbeitern): RRC legt die Muster Automation GmbH mit Logo, Kunden, Aufträgen, Zeiten, Plantafel, Rechnungen und Konditionen an. Du gibst Benutzername und Passwort weiter – der Partner probiert alles selbst aus und sieht dabei nur seine Demo-Daten. Der Zugang läuft nach 14 Tagen ab (verlängerbar), die KI ist auf 20 Anfragen am Tag begrenzt. Nichts davon landet in euren echten Rechnungen.
Firmen (Briefkopf & Fußzeile)
E-Mail-Versand (Microsoft 365)
Montageberichte werden über Microsoft Graph als info@rur-group.de verschickt (Kopie an den Mitarbeiter). Die Werte stammen aus der App-Registrierung im Microsoft-Entra-Admincenter – Anleitung: Microsoft365_Mailversand.md.
Belege automatisch an die Buchhaltung
Microsoft-365-Kalender → Plantafel
Termine aus dem Kalender eines freigegebenen Postfachs (z. B. info@rur-group.de) erscheinen automatisch als Plantafel-Einträge beim gewählten Mitarbeiter. Einweg – die Plantafel schreibt nichts zurück, und nur Termine aus dem Kalender werden angefasst (von Hand gesetzte Einträge bleiben unberührt). Nötig: Azure-AD-App mit Anwendungsberechtigung Calendars.Read + Admin-Zustimmung (am besten per Application Access Policy auf das Postfach eingegrenzt).
Spesenabrechnung
–Zusätzliche Auslagen (selbst bezahlt, z. B. Parkhaus – mit Beleg)
Offene Hotelbelege
„Beleg folgt“ beim Mitarbeiter bzw. „Rechnung an R&R“ ohne BetragAbrechnungen
Strom / Ladekosten
Zähler
Abrechnung
Rechnungen
Plantafel
Doppelklick auf freien Tag oder ziehen über mehrere Tage = neuer Eintrag · Balken ziehen = verschieben (auch zu anderem Mitarbeiter) · rechten Rand ziehen = Länge · Alt/Option + ziehen = kopieren · Doppelklick = bearbeiten (dort auch „Kopieren“)
Meine Planung
📱 Handy quer drehen = ganze Plantafel
🔔 Push-Benachrichtigungen
Meldungen aufs Handy oder den PC, auch wenn RRC geschlossen ist: Chat-Nachrichten, Anrufe, Plantafel-Änderungen, Urlaub, neue Lohnabrechnung, „noch eingestempelt“ um 18:30. Wird je Gerät eingeschaltet.
🖥 Fernwartung (RustDesk)
Damit Kollegen sich bei Bedarf auf deinen Rechner schalten können (und du auf ihren), trägst du hier die RustDesk-ID deiner Geräte ein.
- ⬇ RustDesk herunterladen – Windows: Zeile x86-64 › EXE · Mac mit Apple-Chip (M1–M4): AArch64 › Mac · Mac mit Intel: x86-64 › Mac. Unter Windows „Installieren“ wählen.
- In RustDesk: ⋮ › Einstellungen › Netzwerk › ID/Relay-Server entsperren › oben rechts 📋 Einfügen – vorher diesen Text kopieren:
- Mac: Bildschirmaufnahme und Bedienungshilfen für RustDesk erlauben. Unten im RustDesk-Fenster muss „Bereit“ stehen.
- Die große ID links in RustDesk hier eintragen:
📬 Neue Post
RRC schaut alle 5 Minuten in deinen Post-Ordner auf der NAS (RuR-Holding). Neue Dateien erscheinen unter Heute › „Zu erledigen“ als „Sie haben neue Post“.
Mit dem PC-Pfad kannst du den Ordner im Explorer/Finder öffnen: Pfad kopieren, oben in die Adressleiste einfügen, Enter.
Meine Rechte
Firmenakte
Dokumente
Rechnungen
🏢 Meine Firma
Briefkopf für deine eigenen Aufträge, Stundennachweise, Angebote, Anschreiben und Rechnungen. Aufträge, die R&R dir zuweist, laufen weiter unter dem R&R-Briefkopf (mit deinem Namen).
Meine Kunden
Nur du siehst diese Kunden. R&R sieht sie nicht.
🧾 Meine Rechnungen
🧪 Testumgebung
Eine zweite, komplett getrennte RRC zum Ausprobieren: eigene Datenbank, eigene Ablage-Ordner. Was du dort anlegst, änderst oder löschst, hat keinen Einfluss auf das echte Cockpit.
- 🚫 E-Mails, Push-Nachrichten, Tesla und andere Verbindungen nach außen sind gesperrt – es wird nichts verschickt.
- 📁 PDFs, Briefe, Gehälter usw. landen nur in den Testordnern, nicht auf der NAS.
- ✨ Claudia (KI) funktioniert – das kostet wie gewohnt KI-Guthaben.
- 🔐 Anmelden mit deinem normalen Zugang (bei „leer“:
adminund das Startpasswort der Einrichtung). - ⏱ Nach 3 Stunden ohne Benutzung stoppt sie von selbst.
❓ Hilfe
✨ Frag Claudia
Frag einfach, wie etwas in der RRC geht – Claudia antwortet anhand der Anleitungen.
📖 Anleitungen
🆕 Neuigkeiten
Alle Neuerungen der letzten Versionen zum Nachlesen.
Chat
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